Prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji płacowej dotyczącej obecnych, jak i już nie pracujących pracowników firmy, może mieć duży wpływ na jej funkcjonowanie nawet po wielu latach. Obowiązek ten regulowany był już różnymi ustawami oraz aktami wykonawczymi.
W niedługim czasie przechowywanie dokumentacji płacowej będzie obowiązkowe przez okres 10 lat. Stanie się tak w związku z ustawą, która wejdzie w życie 1 stycznia 2019 roku. Wprowadzona wtedy zmiana skróci wymagany czas przechowywania dokumentów, aż o 40 lat. Nowelizacja wprowadzi również udogodnienie, pracodawca będzie mógł przechowywanie dokumentację dotyczącą płac w formie elektronicznej. Jest to duże udogodnienie, które ułatwi sprawniejsze funkcjonowanie, nie jednemu przedsiębiorstwu, ponieważ nie trzeba myśleć o specjalnych pomieszczeniach, w których były magazynowane wszystkie papiery. Wszystko można mieć w urządzeniu mobilnym, takim jak telefon, czy tablet. Dzięki czemu ma się do tego dostęp w każdym miejscu i o każdym czasie.