Faktura jest najczęściej spotykanym dokumentem potwierdzającym zakup towarów. Może być ona wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej. Zgodnie z informacjami zawartymi w ustawie VAT, o fakturze nie decyduje jej nazwa, a zawarte w niej dane. Powinna być ona wystawiona w dwóch egzemplarzach, w niektórych przypadkach nawet trzech. Sporządzanie zaległych faktur jest ściśle określone konkretnymi terminami. Ogólna zasada mówi, że faktura powinna być wystawiona do 15. dnia miesiąca, który następuje po dokonaniu sprzedaży.
Od tej zasady istnieją jednak pewne odstępstwa, które dotyczą między innymi usług budowlanych i budowlano-montażowych, dostawy np. książek, czy dostawy energii elektrycznej i cieplnej – terminy te wahają się od 30 do 90 dni.
Sporządzanie zaległych faktur i ich przechowywanie jest ściśle określone prawnie i proces ten musi spełniać szereg wymagań, aby został uznany za prawidłowy. Aby faktura została uznana za właściwą musi zawierać m.in. numer faktury, datę wystawienia, dane na temat sprzedawcy i nabywcy, wszystkie informacje na temat cen, rabatów i innych usług związanych z dokonaną transakcją.