Prowadzenie KPiR dotyczy właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, a także spółek cywilnych, jawnych i partnerskich osób fizycznych, których przychody nie przekroczyły równowartości 2 milionów euro w przeliczeniu na złotówki.
Jeżeli podatnik zobowiązany jest ewidencjonować księgę przychodów i rozchodów, to powinien założyć ją na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej i poinformować Naczelnika Urzędu Skarbowego w terminie do 20 dni.
Rozporządzenie Ministra Finansów to podstawowy akt prawny regulujący zasady odnośnie zapisu ksiąg przychodów i rozchodów. Ewidencję można prowadzić zarówno w postaci tradycyjnej czyli papierowej, jak i przy pomocy specjalnych programów elektronicznych.
Prowadzenie KPiR przedstawia osiągane przychody i ponoszone rozchody – oznacza to, że podatnik zapisuje w niej dokonaną sprzedaż i koszty poniesione w celu uzyskania przychodu. Mówiąc inaczej, przedsiębiorca spisuje wszystkie działania finansowe w firmie, aby móc prawidłowo rozliczać się z urzędem skarbowym – może przy tym dodatkowo dokonać oceny efektywności swojej działalności w określonym czasie.